最简单的说明文同以前所提及的说明文题目的完整形式相当。譬如说，“人是有理性的动物”相当于“××是什么”，“人是两手工作、两脚跑路的”相当于“××是怎样的”。“有理性的动物”只有“人”，“两手工作、两脚跑路的”只有“人”。用“人”的特点来说明“人”的概念，读者自然明白理解，不生误会。于是说明文的任务就完毕了。
但多数的说明文却要复杂得多。虽说复杂，也无非是许多简单说明文的集合和引申而已。复杂的说明文，必须具备的条件共有六项：
一、所属的种类 要使所说明的事物和关系较远的事物分离开来，必须说明它所属的种类。譬如要使“人”和植物、矿物分离开来，就说他是“动物”。
二、所具有的特点 要使所说明的事物和关系较近的同种类的事物分离开来，必须说明它所具的特点。譬如要使“人”和一切别的动物分离开来，就说他的特点——“有理性的”或是“两手工作、两脚跑路的”。
三、所含的种类 要使读者更易理解，而且理解的内容更见充实，那就必须把事物所包含的种类一一说明。分类原有一定的标准，所以在说明种类的当儿，又须把所用的标准同时点出。譬如就“书籍”说明它所含的种类，可作下面的说法：“书籍在版本上，有木刻的，铅印的。在装订上，有线装的，洋装的。在文字上，有汉文的，洋文的。在内容上，有关于文学的，关于科学的，关于哲学的，等等。”
四、显明的实例 如果加上显明的实例，那就更见得明了。譬如对于“书籍”，可以说：“爸爸那部《吴诗集览》是木刻的，线装的，汉文的，关于文学的；我的这本《科学概论》是铅印的，洋装的，洋文的，关于科学的。”
五、对称和疑似 单就事物的本身说明，有时还不容易明了，如果把对称的或者疑似的事物作为对照，那就更可使该事物明白显出。所谓对称的，就是大门类相同而小门类不相同的事物。所谓疑似的，就是好像同门类而实则并不相同的事物。学术上的名词大概有对称的。通常的事物多半有疑似的。把对称的作为对照的例子，如说：“植物是生物中不属于动物的那一些。”把疑似的作为对照的例子，如说：“习字纸也是用笔写的，但目的并不在代替谈话，所以不是书信。”
六、语义的限定 语义因使用纷繁，往往发生分歧，对于同样一个词儿，两个人的理解未必全同。作说明文的时候，如果遇到容易引起误会的词儿，就得特别限定它的语义。譬如对于“共和”，可以说：“共和是国家主权属于全体人民，行政首长也由人民选出来的一种国体，不是‘周召共和’的共和。”
以上六项中的某一项或某几项确为读者所熟悉的时候，当然也不妨省略。